Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V. • Non-Profit & Associations

CRM-Based Program Management for Grant Projects

For KWB, an EspoCRM solution integrates several ESF and federally funded programs. Registration, action planning, documentation, and reporting follow a consistent workflow. Clearly defined roles and pseudonymization provide a robust foundation for program teams and funding agencies.

Symbolbild für digitale Programmverwaltung und Berichtswesen

Auftraggeber: Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V.
Nutzergruppen: Programmteams und Sachbearbeitung
Kernprozesse: Anmeldung, Maßnahmenplanung und Ergebnisdokumentation
Besonderheit: Förderlogik, Pseudonymisierung und Berichtswesen

Förderprogramm
Teilnehmende und Rollen
Dokumentation
Bericht

Der Auftraggeber und die Ausgangssituation

Die Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V. verwaltet mehrere ESF- und bundesgeförderte Programme. Jedes Programm bringt eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Berichtspflichten mit. Die Informationen zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und Ergebnissen mussten deshalb in einer gemeinsamen, dennoch programmbezogen steuerbaren Datenbasis zusammenlaufen.

Challenge

The focus was on sensitive personal data, varying funding rules, and a seamless process chain from application to documentation of results. The goal was to minimize the amount of data that had to be entered manually. At the same time, eligibility, required documents, and processing statuses had to remain verifiable at all times. Reporting to funding agencies required standardized outputs, even though the underlying programs had different requirements.

Anforderungen und Zielbild

Das System sollte Programme voneinander abgrenzen und dennoch gemeinsame Stammdaten nutzbar machen. Benötigt wurden:

programmspezifische Regeln für Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Sperrfristen;
Rollen und Feldberechtigungen für sensible Teilnehmerdaten;
eine zentrale Dokumentation von Maßnahmen, Teilnahmeverlauf und Ergebnissen;
automatisierte Aufgaben, Fristen und Statuswechsel;
standardisierte PDF- und Excel-Berichte für Fördergeber.

Pseudonymisierung und nachvollziehbare Zugriffe waren feste Bestandteile des Zielbilds, nicht nachträgliche Ergänzungen.

Warum EspoCRM als Basis gewählt wurde

EspoCRM ließ sich um programmspezifische Module und Regeln erweitern, ohne für jedes Förderprogramm eine isolierte Anwendung aufzubauen. Beziehungen zwischen Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und Nachweisen konnten in einem konsistenten Datenmodell abgebildet werden. Rollen, Workflows und Berichte ließen sich darauf abgestimmt konfigurieren.

Die umgesetzte CRM-Lösung

Angepasste Module bilden Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen, Teilnahmeverläufe und Ergebnisnachweise ab. Ein Regelwerk berücksichtigt programmspezifische Laufzeiten, Zielgruppen, Pflichtnachweise und Sperrfristen. Dadurch kann das System prüfen, welche Angaben und Dokumente für den nächsten Prozessschritt erforderlich sind.

Benachrichtigungen, Aufgaben, Fristen und Statuswechsel werden regelbasiert ausgelöst. Die zentrale Dokumentenverwaltung trennt Zugriffe nach Rolle. Wiederkehrende Berichte für Fördergeber werden als PDF oder Excel erzeugt und nachvollziehbar archiviert.

Bestandsdaten wurden konsolidiert, Dubletten bereinigt und durch Validierungsregeln abgesichert. Für besonders schützenswerte Teilnehmerdaten kamen Pseudonymisierung, Feldberechtigungen, IP-Restriktionen und Audit-Logs zum Einsatz.

Wie wir Datenmodelle, Schnittstellen und Testläufe in weiteren Vorhaben planen, erläutert unsere Leistung zur CRM-Integration und Datenmigration.

Technische Umsetzung und Datenschutz

Die Plattform basiert auf EspoCRM im LAMP-Stack und läuft auf einer hochverfügbaren Infrastruktur mit drei Servern an EU-Standorten. Python-Automatisierungen werden in Docker Swarm betrieben. SSL, Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Restriktionen, Feldberechtigungen und Audit-Logs ergänzen die Pseudonymisierung. Tägliche verschlüsselte Backups werden in Cloud- und Offline-Speichern vorgehalten.

The approach

The path to the goal

1

Process and Role Model

The process—from registration and action planning through to the documentation of results—was modeled for each program using status levels, access permissions, and mandatory documentation requirements.
2

Funding Rules and CRM Modules

Program logic, as well as modules for participants, employers, partners, and programs, were implemented in EspoCRM and linked together.
3

Migration and Test Runs

Inventory data was consolidated, duplicates were removed, and the data was checked against validation rules for analyses and funding reports.
4

Technical Introduction

The program teams received role-specific training. The go-live was supported while the ongoing programs continued to run.
5

Stabilization of Reporting

Automated reports, deadlines, and document workflows were seamlessly integrated into the company's operations.

Result

KWB now manages several funding programs in a centralized and transparent manner. Program rules, participant processes, and supporting documentation are documented on a single platform. Deadlines are proactively managed; reports for funding agencies are automatically generated as PDF or Excel files. Structured document management and a reliable database reduce the need for manual intermediate steps and improve the organization’s ability to provide information to auditing bodies.

Erkenntnisse aus dem Projekt

Förderprogramme benötigen mehr als eine klassische Kontaktverwaltung. Regeln, Nachweise, Rollen und Berichtsanforderungen müssen bereits im Daten- und Prozessmodell zusammengedacht werden. Besonders wichtig war die frühe Trennung zwischen fachlich benötigten Informationen und schützenswerten Identitätsdaten. Vergleichbare Träger sollten außerdem Berichtspflichten vor der Automatisierung vereinheitlichen; uneinheitliche Definitionen lassen sich nicht durch einen Export lösen.

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