Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V. • Non-Profit & Associations

Management of Publicly Funded Programs

For KWB, we created an EspoCRM-based system that centrally manages several ESF and federally funded programmes—from registration and activity planning through to results documentation. The focus was on an end-to-end funding workflow, a reliable data foundation and maximum transparency for funding bodies. Clear roles, secure access models and automated reports enable teams to manage programmes in a scalable and audit-proof manner.

Symbolbild für digitale Programmverwaltung und Berichtswesen

Auftraggeber: Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V.
Nutzergruppen: Programmteams und Sachbearbeitung
Kernprozesse: Anmeldung, Maßnahmenplanung und Ergebnisdokumentation
Besonderheit: Förderlogik, Pseudonymisierung und Berichtswesen

Förderprogramm
Teilnehmende und Rollen
Dokumentation
Bericht

Der Auftraggeber und die Ausgangssituation

Die Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V. verwaltet mehrere ESF- und bundesgeförderte Programme. Jedes Programm bringt eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Berichtspflichten mit. Die Informationen zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und Ergebnissen mussten deshalb in einer gemeinsamen, dennoch programmbezogen steuerbaren Datenbasis zusammenlaufen.

Challenge

The project involved highly sensitive personal data, complex funding rules and an end-to-end process from registration to results documentation. Each programme has its own funding guidelines, durations, target groups and evidence requirements. These had to be brought together in one system without losing traceability. Reporting for funding bodies also needed to be standardised, fast and auditable, while case management required as few manual intermediate steps as possible. A clear separation of roles and access rights was essential so that sensitive data would only be visible where it was genuinely needed.

Anforderungen und Zielbild

Das System sollte Programme voneinander abgrenzen und dennoch gemeinsame Stammdaten nutzbar machen. Benötigt wurden:

programmspezifische Regeln für Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Sperrfristen;
Rollen und Feldberechtigungen für sensible Teilnehmerdaten;
eine zentrale Dokumentation von Maßnahmen, Teilnahmeverlauf und Ergebnissen;
automatisierte Aufgaben, Fristen und Statuswechsel;
standardisierte PDF- und Excel-Berichte für Fördergeber.

Pseudonymisierung und nachvollziehbare Zugriffe waren feste Bestandteile des Zielbilds, nicht nachträgliche Ergänzungen.

Warum EspoCRM als Basis gewählt wurde

EspoCRM ließ sich um programmspezifische Module und Regeln erweitern, ohne für jedes Förderprogramm eine isolierte Anwendung aufzubauen. Beziehungen zwischen Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und Nachweisen konnten in einem konsistenten Datenmodell abgebildet werden. Rollen, Workflows und Berichte ließen sich darauf abgestimmt konfigurieren.

Die umgesetzte CRM-Lösung

Angepasste Module bilden Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen, Teilnahmeverläufe und Ergebnisnachweise ab. Ein Regelwerk berücksichtigt programmspezifische Laufzeiten, Zielgruppen, Pflichtnachweise und Sperrfristen. Dadurch kann das System prüfen, welche Angaben und Dokumente für den nächsten Prozessschritt erforderlich sind.

Benachrichtigungen, Aufgaben, Fristen und Statuswechsel werden regelbasiert ausgelöst. Die zentrale Dokumentenverwaltung trennt Zugriffe nach Rolle. Wiederkehrende Berichte für Fördergeber werden als PDF oder Excel erzeugt und nachvollziehbar archiviert.

Bestandsdaten wurden konsolidiert, Dubletten bereinigt und durch Validierungsregeln abgesichert. Für besonders schützenswerte Teilnehmerdaten kamen Pseudonymisierung, Feldberechtigungen, IP-Restriktionen und Audit-Logs zum Einsatz.

Wie wir Datenmodelle, Schnittstellen und Testläufe in weiteren Vorhaben planen, erläutert unsere Leistung zur CRM-Integration und Datenmigration.

Technische Umsetzung und Datenschutz

Die Plattform basiert auf EspoCRM im LAMP-Stack und läuft auf einer hochverfügbaren Infrastruktur mit drei Servern an EU-Standorten. Python-Automatisierungen werden in Docker Swarm betrieben. SSL, Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Restriktionen, Feldberechtigungen und Audit-Logs ergänzen die Pseudonymisierung. Tägliche verschlüsselte Backups werden in Cloud- und Offline-Speichern vorgehalten.

The approach

The path to the goal

1

Target State & Process Chain

Together with KWB, we mapped out the entire participant process—from registration and planning of activities to documentation of results. This resulted in a clear blueprint for roles, access rights, status levels, and required documentation for each program.
2

Funding Logic & Guidelines

The various funding guidelines were mapped as rule-based logic (duration, target groups, supporting documentation, waiting periods). This clearly defines when a transaction is permissible, which documents are required, and how eligibility is demonstrated.
3

CRM Customization & New Modules

We developed customized modules for participant, employer, and partner management, as well as for mapping the entire process chain, including action planning, participation history, and proof of results. Interfaces and fields were designed to ensure that data is recorded consistently and can be reused.
4

Workflow Automations

Notifications, deadlines, tasks, and status updates are triggered automatically. This allows teams to respond more quickly, shortens review cycles, and ensures that the entire process remains auditable and traceable.
5

Data Protection & Pseudonymization

Sensitive participant data has been pseudonymized. In addition, we have implemented IP restrictions, field permissions, audit logs, and clear role profiles—to reduce privacy risks and make access traceable.
6

Reporting & Documents

Automated reports for funding agencies (PDF/Excel) and a centralized document management system with role-based access controls ensure transparency. Recurring reports can be generated at the click of a button and are archived in an audit-proof manner.
7

Data Migration & Quality Assurance

Inventory data has been consolidated, duplicates have been removed, and validation rules have been implemented. This provides a reliable data foundation for analyses, audits, and funding documentation.
8

Training & Go-Live

We provided role-specific training for the teams and supported their productive onboarding. This allowed the programs to continue running without interruption while the new processes were firmly established.
9

Technical Environment

Highly available infrastructure (3 servers, EU locations), EspoCRM on the LAMP stack, Python automations (Docker Swarm), SSL, 2FA login, daily encrypted backups with cloud and offline storage.

Result

KWB now manages several programmes centrally, transparently and in compliance with data protection requirements. Participant processes can be represented in full, funding rules are clearly documented and deadlines are managed proactively. Reports for funding bodies are generated automatically, while document management is clearly structured and audit-proof. Overall, the system reduces administrative work, creates a reliable data foundation and improves the information available to auditing bodies. Our service overview explains how we approach CRM integration and data migration for other processes.

Erkenntnisse aus dem Projekt

Förderprogramme benötigen mehr als eine klassische Kontaktverwaltung. Regeln, Nachweise, Rollen und Berichtsanforderungen müssen bereits im Daten- und Prozessmodell zusammengedacht werden. Besonders wichtig war die frühe Trennung zwischen fachlich benötigten Informationen und schützenswerten Identitätsdaten. Vergleichbare Träger sollten außerdem Berichtspflichten vor der Automatisierung vereinheitlichen; uneinheitliche Definitionen lassen sich nicht durch einen Export lösen.

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