Gestión de programas en el contexto de la financiación
Para KWB, hemos creado un sistema basado en EspoCRM que gestiona de forma centralizada varios programas financiados por el FSE y el gobierno federal, desde la inscripción hasta la planificación de medidas y la documentación de resultados. Nos centramos en un flujo de trabajo de financiación sin fisuras, una base de datos resistente y la máxima transparencia frente a los financiadores. A esto se sumaron funciones claras, modelos de acceso seguros e informes automatizados, para que los equipos pudieran gestionar los programas de forma escalable y a prueba de revisiones.
Desafío
El foco se centró en datos personales altamente sensibles, lógicas de financiación complejas y una cadena de procesos completa, desde la solicitud hasta la documentación de los resultados. Los diferentes programas tienen sus propias directrices de financiación, plazos, grupos destinatarios y requisitos de documentación, lo que debía reunirse en un solo sistema sin perder la trazabilidad. Al mismo tiempo, los informes para los organismos de financiación debían ser estandarizados, rápidos y verificables, mientras que la tramitación debía requerir el menor número posible de pasos manuales intermedios. Además, era necesario separar claramente las funciones y los derechos de acceso, de modo que los datos sensibles solo fueran visibles donde realmente se necesitaran.
El camino al éxito
Objetivo y cadena de procesos
Junto con KWB, hemos modelado todo el proceso de participación, desde la inscripción y la planificación de medidas hasta la documentación de los resultados. De ello se derivó una visión clara de los objetivos en cuanto a funciones, accesos, niveles de estado y justificantes obligatorios para cada programa.
Lógica de financiación y normativa
Las distintas directrices de financiación se han plasmado en forma de lógica basada en reglas (plazos, grupos destinatarios, justificantes, períodos de bloqueo). De este modo, queda claramente definido cuándo es admisible una operación, qué documentos son necesarios y cómo se acredita la elegibilidad.
Personalización de CRM y nuevos módulos
Desarrollamos módulos personalizados para la gestión de participantes, empleadores y socios, así como para la representación de toda la cadena de procesos, incluyendo la planificación de medidas, el historial de participación y los certificados de resultados. Las interfaces y los campos se diseñaron de tal manera que los datos se registren de forma coherente y puedan reutilizarse.
Automatizaciones de flujos de trabajo
Las notificaciones, los plazos, las tareas y los cambios de estado se activan de forma automática. De este modo, los equipos pueden reaccionar con mayor rapidez, los ciclos de revisión se acortan y todo el proceso queda registrado de forma trazable y a prueba de auditorías.
Protección de datos y seudonimización
Los datos sensibles de los participantes se han seudonimizado. Además, hemos implementado restricciones de IP, permisos de campos, registros de auditoría y perfiles de funciones bien definidos, con el fin de garantizar el máximo cumplimiento del RGPD con el mínimo riesgo.
Informes y documentos
Los informes automatizados para los organismos financiadores (PDF/Excel), así como una gestión centralizada de documentos con derechos diferenciados, garantizan la transparencia. Los informes periódicos se pueden generar con solo pulsar un botón y se archivan de forma que cumplen con los requisitos de auditoría.
Migración de datos y control de calidad
Se han consolidado los datos de inventario, se han eliminado los duplicados y se han establecido normas de validación. De este modo, se dispone de una base de datos fiable para realizar análisis, auditorías y certificaciones de subvenciones.
Formación y puesta en marcha
Hemos impartido formación específica para cada función a los equipos y hemos supervisado la puesta en marcha productiva. De este modo, los programas pudieron seguir funcionando sin interrupciones mientras se consolidaban los nuevos procesos.
Entorno técnico
Infraestructura de alta disponibilidad (3 servidores, ubicaciones en la UE), EspoCRM en el entorno LAMP, automatizaciones en Python (Docker Swarm), SSL, inicio de sesión con autenticación de dos factores (2FA), copias de seguridad diarias cifradas con almacenamiento en la nube y fuera de línea.
Resultado
Hoy en día, KWB gestiona varios programas de forma centralizada, transparente y conforme a la normativa de protección de datos. Los procesos de los participantes se pueden representar íntegramente, las lógicas de financiación se documentan de forma clara y los plazos se gestionan de forma proactiva. Los informes para los organismos financiadores se generan de forma automatizada, la gestión de documentos está claramente estructurada y es a prueba de revisiones. En general, el sistema reduce la carga administrativa, crea una base de datos fiable y aumenta la capacidad de proporcionar información a las autoridades de control.
Lo que dice el cliente
No hay testimonios disponibles.
Nuestra perspectiva
No hay testimonios internos disponibles.
¿Interesado en resultados similares?
Hablemos de cómo podemos impulsar su empresa. Esperamos su consulta.
Solicitar asesoría