Mitglieder- und Zertifizierungsmanagement
Für Weiterbildung Hessen e. V. haben wir ein EspoCRM‑basiertes System umgesetzt, das Zertifizierungsprozesse und Mitgliederverwaltung in einer zentralen Plattform zusammenführt. Vom Antrag über die Prüfung bis zur Verlängerung laufen alle Schritte strukturiert und nachvollziehbar – inklusive automatisierter Kommunikation und einem sicheren Mitgliederportal. Ziel war eine belastbare Prozesskette mit klaren Rollen, Fristen und Dokumentenständen, sodass der Verband gleichzeitig Transparenz gegenüber Mitgliedern schafft und die interne Bearbeitung spürbar entlastet.
- Zertifizierte Einrichtungen im Verband
- 320+ Mitglieder
- Prozesskette von Antrag bis Verlängerung
- End‑to‑End
- Fristen, Benachrichtigungen und Statuswechsel
- Automatisiert
- Rollenbasierte Zugriffe und Audit‑Logs
- DSGVO‑konform
Herausforderung
Rund 320 Mitgliedseinrichtungen, komplexe Zertifizierungsfristen und viele Kommunikationsprozesse machten eine zentrale, sichere und automatisierte Lösung notwendig – ohne die Verbandsarbeit zu belasten. Insbesondere Fristüberwachung, Nachweisdokumente und die Abstimmung zwischen Geschäftsstelle, Gutachter:innen und Mitgliedern erforderten eine eindeutige Prozesslogik. Gleichzeitig sollten Mitglieder unkompliziert Daten pflegen und Unterlagen bereitstellen können, während sensible Informationen rollenbasiert geschützt bleiben.
Der Weg zum Ziel
Zielbild & Prozessdesign
Gemeinsam mit dem Verband definierten wir Ziele, Rollen und Abläufe – mit Fokus auf Zertifizierungsprozesse, Mitgliederbetreuung und Veranstaltungskommunikation. Daraus entstand ein klarer End‑to‑End‑Prozess mit Status‑Stufen, Verantwortlichkeiten und verbindlichen Übergaben, damit jeder Schritt nachvollziehbar dokumentiert ist.
CRM‑Customizing & Module
Anpassung von Modulen für Zertifizierung, Mitglieder‑ und Gebührenverwaltung sowie die komplette Prozesskette inklusive Fristenlogik. Zusätzlich wurden Prüf‑ und Freigabeschritte modelliert, damit Zertifikate nur auf Basis vollständig geprüfter Nachweise erteilt werden.
Mitgliederportal & Kommunikation
Aufbau eines Portals mit SSL‑Upload, strukturierter Datenpflege und Status‑Transparenz für Mitglieder. Automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen, Zertifikatslaufzeiten und Veranstaltungen reduzieren Rückfragen und entlasten das Team spürbar.
Integration & Reporting
Integration von Microsoft 365 inkl. E‑Mail‑Korrespondenz, Terminabstimmung und strukturierter Dokumentenablage. Live‑Reporting in Tabellen‑ und Diagrammform sorgt für volle Transparenz – vom Mitgliederstatus bis zum Zertifikatsportfolio.
Datenmigration & Datenschutz
Migration von Excel‑Beständen mit Dublettenbereinigung und Validierungsregeln. DSGVO‑Umsetzung mit rollenbasiertem Zugriff, Audit‑Logs und klaren Freigabewegen schützt sensible Daten und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Qualitätssicherung & Governance
Standardisierte Checklisten, Pflichtfelder und Freigaberegeln sichern die Qualität der Zertifizierungen. So sind Entscheidungen konsistent und jederzeit auditierbar – auch bei wachsendem Mitgliederbestand.
Schulung & Change
Rollenspezifische Trainings und begleitete Einführungsphasen sorgen dafür, dass Geschäftsstelle, Gutachter:innen und Mitglieder die neuen Abläufe sicher anwenden können. Die Umstellung erfolgt ohne Unterbrechung des laufenden Zertifizierungsbetriebs.
Technisches Umfeld
EU‑basierte redundante Serverstruktur (Amsterdam, Nürnberg, Wien), LAMP‑Stack, Python für API‑Funktionen, Docker‑Swarm, SSL, 2FA per E‑Mail, Backups nach 3‑2‑1‑Strategie.
Ergebnis
Zertifizierungsprozesse und Mitgliederkommunikation laufen zentral, zuverlässig und transparent. Automatisierte Erinnerungen reduzieren manuellen Aufwand, Fristen werden proaktiv gesteuert und Dokumentenstände sind jederzeit nachvollziehbar. Das Mitgliederportal schafft klare Self‑Service‑Prozesse, entlastet die Geschäftsstelle und erhöht zugleich die Qualität der eingereichten Nachweise. Insgesamt gewinnt der Verband deutlich an Effizienz, Auskunftsfähigkeit und Prozesssicherheit.
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