Medlems- og certificeringsstyring
For Continuing Education Hessen e. V. have we implemented an EspoCRM-based system that brings certification processes and member management together on a central platform. From application to examination to renewal, all steps are structured and traceable – including automated communication and a secure member portal. The goal was to establish a robust process chain with clear roles, deadlines, and document statuses, so that the association simultaneously creates transparency for members and significantly relieves internal processing.
- Certificerede institutioner i forbundet
- 320+ medlemmer
- Proceskæden fra ansøgning til forlængelse
- End‑to‑End
- Frister, meddelelser og statusændringer
- Automatiseret
- Rollebaseret adgang og revisionslogs
- DSGVO‑overholdelse
Udfordring
Omtrent 320 medlemsinstitutioner, komplekse certificeringsfrister og mange kommunikationsprocesser gjorde en central, sikker og automatiseret løsning nødvendig - uden at belastningen på foreningsarbejdet steg. Især overvågning af frister, dokumentation og koordinering mellem sekretariatet, vurderingspersoner og medlemmer krævede en entydig proceslogik. Samtidig skulle medlemmer nemt kunne vedligeholde data og stille dokumenter til rådighed, mens følsomme oplysninger forblev beskyttet baseret på roller.
Vejen til målet
Målbillede & procesdesign
Sammen med foreningen definerede vi mål, roller og processer - med fokus på certificeringsprocesser, medlemspleje og kommunikation af arrangementer. Deraf opstod en klar end-to-end proces med statusniveauer, ansvarligheder og bindende overgange, så hvert trin er dokumenteret og efterprøveligt.
CRM‑Tilpasning & Modul
Tilpasning af moduler til certificering, medlems- og gebyradministration samt hele proceskæden inklusiv fristlogik. Derudover er der modelleret kontrol- og godkendelsestrin, så certifikater kun udstedes på baggrund af fuldt kontrollerede beviser.
Medlemsportal & Kommunikation
Opbygning af en portal med SSL-upload, struktureret datahåndtering og statusesynlighed for medlemmer. Automatiserede meddelelser om frister, certifikatvarigheder og arrangementer reducerer henvendelser og aflastning af teamet mærkbart.
Integration & Rapportering
Integration af Microsoft 365 inkl. e-mailkorrespondance, aftale om tidspunkter og struktureret dokumentlagring. Live-rapportering i tabel- og diagramform sikrer fuld gennemsigtighed - fra medlemsstatus til certifikatportefølje.
Datamigrering & databeskyttelse
Migration af Excel-beholdninger med duplikatrensning og valideringsregler. DSGVO-implementering med rollebaseret adgang, revisionslogs og klare frigivelsesveje beskytter følsomme data og øger sporbarheden.
Kvalitetssikring & Governance
Standardiserede tjeklister, obligatoriske felter og godkendelsesregler sikrer kvaliteten af certificeringerne. Dette gør beslutninger konsistente og altid reviderbare – selv med en voksende medlemsbestand.
Uddannelse & Forandring
Rolle-specifikke trænings- og ledsagede introduktionsfaser sikrer, at kontor, vurderingspersoner og medlemmer kan anvende de nye procedurer sikkert. Overgangen sker uden afbrydelse af den igangværende certificering.
Teknisk miljø
EU-baseret redundant serverstruktur (Amsterdam, Nürnberg, Wien), LAMP-stack, Python til API-funktioner, Docker-sværm, SSL, 2FA via e-mail, backups efter 3-2-1-strategi.
Resultat
Certificeringsprocesser og medlemmernes kommunikation foregår centralt, pålideligt og gennemsigtigt. Automatiserede påmindelser reducerer manuel indsats, frister styres proaktivt, og dokumentstatus er altid sporbare. Medlemsportalen skaber klare selvbetjeningsprocesser, aflaster kontoret og øger samtidig kvaliteten af de indsendte dokumentationer. Alt i alt opnår forbundet en markant gevinst i effektivitet, informationskapacitet og proces-sikkerhed.
Hvad kunden siger
Ingen udtalelser tilgængelige.
Set fra vores side
Ingen interne udtalelser tilgængelige.
Interesseret i lignende resultater?
Lad os tage en snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed videre. Vi ser frem til dialogen.
Anmod om rådgivning