Programmverwaltung im Förderkontext
Für die KWB haben wir ein EspoCRM‑basiertes System geschaffen, das mehrere ESF‑ und bundesgeförderte Programme zentral verwaltet – von der Anmeldung über die Maßnahmenplanung bis zur Ergebnisdokumentation. Im Fokus standen ein lückenloser Förder‑Workflow, eine belastbare Datenbasis und maximale Transparenz gegenüber Fördergebern. Dazu kamen klare Rollen, sichere Zugriffsmodelle und automatisierte Berichte, damit die Teams Programme skalierbar und revisionssicher steuern können.
Herausforderung
Im Mittelpunkt standen hochsensible Personendaten, komplexe Förderlogiken und eine lückenlose Prozesskette von Anmeldung bis Ergebnisdokumentation. Unterschiedliche Programme haben eigene Förderrichtlinien, Laufzeiten, Zielgruppen und Nachweisanforderungen – das musste in einem System zusammengeführt werden, ohne an Nachvollziehbarkeit zu verlieren. Gleichzeitig sollte das Reporting für Fördergeber standardisiert, schnell und prüfbar sein, während die Sachbearbeitung mit möglichst wenig manuellen Zwischenschritten auskommt. Zusätzlich war eine saubere Trennung von Rollen und Zugriffsrechten notwendig, damit sensible Daten nur dort sichtbar sind, wo sie wirklich gebraucht werden.
Der Weg zum Ziel
Zielbild & Prozesskette
Gemeinsam mit der KWB haben wir den kompletten Teilnehmerprozess modelliert – von Anmeldung und Maßnahmenplanung bis zur Ergebnisdokumentation. Daraus entstand ein klares Zielbild für Rollen, Zugriffe, Status‑Stufen und verpflichtende Nachweise pro Programm.
Förderlogik & Regelwerk
Die unterschiedlichen Förderrichtlinien wurden als regelbasierte Logik abgebildet (Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise, Sperrfristen). So ist klar definiert, wann ein Vorgang zulässig ist, welche Dokumente erforderlich sind und wie die Förderfähigkeit nachgewiesen wird.
CRM‑Customizing & neue Module
Wir entwickelten angepasste Module für Teilnehmer‑, Arbeitgeber‑ und Partnerverwaltung sowie die Abbildung der kompletten Prozesskette inkl. Maßnahmenplanung, Teilnahmeverlauf und Ergebnisnachweisen. Schnittstellen und Felder wurden so gestaltet, dass Daten konsistent erfasst und wiederverwendet werden.
Workflow‑Automationen
Benachrichtigungen, Fristen, Aufgaben und Statuswechsel werden automatisiert ausgelöst. Dadurch können Teams schneller reagieren, Prüfungsschleifen werden kürzer und der gesamte Ablauf bleibt revisionssicher nachvollziehbar.
Datenschutz & Pseudonymisierung
Sensible Teilnehmerdaten wurden pseudonymisiert. Ergänzend haben wir IP‑Restriktionen, Feldberechtigungen, Audit‑Logs und klare Rollenprofile umgesetzt – für maximale DSGVO‑Konformität bei minimalem Risiko.
Reporting & Dokumente
Automatisierte Berichte für Fördergeber (PDF/Excel) sowie eine zentrale Dokumentenverwaltung mit differenzierten Rechten sorgen für Transparenz. Wiederkehrende Reports lassen sich per Knopfdruck erzeugen und bleiben revisionssicher archiviert.
Datenmigration & Qualitätssicherung
Bestandsdaten wurden konsolidiert, Dubletten bereinigt und Validierungsregeln eingeführt. Damit steht eine verlässliche Datenbasis für Auswertungen, Audits und Fördernachweise zur Verfügung.
Schulung & Go‑Live
Wir haben die Teams in rollenspezifischen Trainings abgeholt und die produktive Einführung begleitet. Dadurch konnten die Programme ohne Unterbrechung weiterlaufen, während die neuen Prozesse stabil etabliert wurden.
Technisches Umfeld
Hochverfügbare Infrastruktur (3 Server, EU‑Standorte), EspoCRM im LAMP‑Stack, Automatisierungen in Python (Docker‑Swarm), SSL, 2FA‑Login, tägliche verschlüsselte Backups mit Cloud‑ und Offline‑Speicherung.
Ergebnis
Die KWB steuert heute mehrere Programme zentral, datenschutzkonform und transparent. Teilnehmerprozesse sind vollständig abbildbar, Förderlogiken sauber dokumentiert und Fristen werden proaktiv gesteuert. Berichte für Fördergeber entstehen automatisiert, die Dokumentenverwaltung ist klar strukturiert und revisionssicher. Insgesamt reduziert das System den administrativen Aufwand, schafft eine verlässliche Datenbasis und erhöht die Auskunftsfähigkeit gegenüber Prüfinstanzen.
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