Programstyring i støtte-sammenhæng
For KWB, we have created an EspoCRM-based system that centrally manages multiple ESF and federally funded programs – from registration to action planning and result documentation. The focus was on a seamless funding workflow, a robust data foundation, and maximum transparency towards funding providers. This was complemented by clear roles, secure access models, and automated reports, so that teams can manage programs in a scalable and audit-proof manner.
Udfordring
I centrum stod højsensitive persondata, komplekse støtteprocesser og en sammenhængende proceskæde fra tilmelding til resultatdokumentation. Forskellige programmer har egne støttebestemmelser, løbetider, målgrupper og dokumentationskrav - dette skulle samles i et system uden at miste sporbarheden. Samtidig skulle rapporteringen til støttegiverne standardiseres, være hurtig og verificerbar, mens sagsbehandlingen skulle foregå med så få manuelle mellemtrin som muligt. Desuden var en klar opdeling af roller og adgangsrettigheder nødvendig, så følsomme data kun er synlige, hvor de virkelig er nødvendige.
Vejen til målet
Målbillede & proceskæde
Sammen med KWB har vi modeleret den komplette deltagerproces – fra tilmelding og foranstaltningplanlægning til resultatdokumentation. Deraf opstod et klart målbillede for roller, adgang, statusniveauer og obligatoriske rapporter pr. program.
Støttelogik & Regelværk
De forskellige støttevejledninger er blevet afbildet som regelbaseret logik (løbetider, målgrupper, beviser, karensperioder). Det er således klart defineret, hvornår en proces er tilladt, hvilke dokumenter der er nødvendige, og hvordan støtteberettigelsen dokumenteres.
CRM-tilpasning & nye moduler
Vi udviklede tilpassede moduler til deltager-, arbejdsgiver- og partneradministration samt kortlægning af den komplette proceskæde inkl. foranstaltning planlægning, deltagerforløb og resultatdokumentation. Grænseflader og felter blev designet, så data indsamles og genbruges konsistent.
Workflow-automatiseringer
Underretninger, frister, opgaver og statusændringer udløses automatisk. Dette gør det muligt for teams at reagere hurtigere, revisionssløjferne bliver kortere, og hele processen forbliver revisionssikker og sporbar.
Databeskyttelse & Pseudonymisering
Sensible deltagerdata er blevet pseudonymiseret. Derudover har vi implementeret IP-restriktioner, feltrettigheder, revisionslogger og klare rolleprofiler – for maksimal GDPR-overholdelse med minimal risiko.
Rapportering & Dokumenter
Automatiserede rapporter til tilskudsgivere (PDF/Excel) samt en central dokumenthåndtering med differentierede rettigheder sikrer gennemsigtighed. Gentagne rapporter kan genereres med et enkelt klik og forbliver revisionssikret arkiveret.
Datamigrering & Kvalitetssikring
Billeddata er blevet konsolideret, dubletter er blevet ryddet op i, og valideringsregler er blevet indført. Dermed er der en pålidelig datakilde til rådighed for evalueringer, revisioner og tilskudsdokumentation.
Uddannelse & Go‑Live
Vi har taget holdene gennem rolle-specifikke træninger og har støttet den produktive implementering. Dette gjorde det muligt for programmerne at fortsætte uden afbrydelser, mens de nye processer blev stabilt etableret.
Teknisk miljø
Højtilgængelig infrastruktur (3 servere, EU-lokationer), EspoCRM i LAMP-stakken, automatiseringer i Python (Docker-Swarm), SSL, 2FA-login, daglige krypterede sikkerhedskopier med sky- og offline-lagring.
Resultat
KWB styrer i dag flere programmer centralt, databeskyttelsesoverholdende og gennemsigtigt. Deltagerprocesser er fuldstændigt synlige, tilskudslogikker dokumenteres omhyggeligt, og frister styres proaktivt. Rapporter til tilskudsgivere genereres automatisk, dokumenthåndteringen er klart struktureret og revisionssikker. Samlet set reducerer systemet den administrative indsats, skaber et pålideligt datagrundlag og øger muligheden for at give oplysninger til kontrolinstanser.
Hvad kunden siger
Ingen udtalelser tilgængelige.
Set fra vores side
Ingen interne udtalelser tilgængelige.
Interesseret i lignende resultater?
Lad os tage en snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed videre. Vi ser frem til dialogen.
Anmod om rådgivning