Gestión de programas en el contexto de la financiación
Para KWB, hemos creado un sistema basado en EspoCRM que gestiona de forma centralizada varios programas financiados por el FSE y el gobierno federal, desde la inscripción hasta la planificación de medidas y la documentación de resultados. Nos centramos en un flujo de trabajo de financiación sin fisuras, una base de datos resistente y la máxima transparencia frente a los financiadores. A esto se sumaron funciones claras, modelos de acceso seguros e informes automatizados, para que los equipos pudieran gestionar los programas de forma escalable y a prueba de revisiones.
Desafío
El foco se centró en datos personales altamente sensibles, lógicas de financiación complejas y una cadena de procesos completa, desde la solicitud hasta la documentación de los resultados. Los diferentes programas tienen sus propias directrices de financiación, plazos, grupos destinatarios y requisitos de documentación, lo que debía reunirse en un solo sistema sin perder la trazabilidad. Al mismo tiempo, los informes para los organismos de financiación debían ser estandarizados, rápidos y verificables, mientras que la tramitación debía requerir el menor número posible de pasos manuales intermedios. Además, era necesario separar claramente las funciones y los derechos de acceso, de modo que los datos sensibles solo fueran visibles donde realmente se necesitaran.
El camino al éxito
Imagen objetivo & cadena de procesos
Junto con la KWB, hemos modelado el proceso completo de participantes: desde la inscripción y la planificación de medidas hasta la documentación de resultados. De esto surgió una imagen clara de los roles, accesos, niveles de estado y certificaciones obligatorias por programa.
Lógica de financiación & normativa
Las diferentes directrices de financiación se han representado como lógica basada en reglas (plazos, grupos destinatarios, comprobantes, períodos de bloqueo). Así se define claramente cuándo es admisible un proceso, qué documentos son necesarios y cómo se demuestra la elegibilidad para la financiación.
CRM‑Personalización y nuevos módulos
Desarrollamos módulos personalizados para la gestión de participantes, empleadores y socios, así como la representación de la cadena de procesos completa, incluyendo la planificación de medidas, el historial de participación y los certificados de resultados. Las interfaces y los campos fueron diseñados de tal manera que los datos se recojan de forma consistente y se reutilicen.
Automatizaciones de flujo de trabajo
Las notificaciones, plazos, tareas y cambios de estado se disparan de manera automatizada. Esto permite a los equipos reaccionar más rápidamente, los ciclos de revisión son más cortos y todo el proceso se mantiene de manera verificable y segura.
Protección de datos & seudonimización
Los datos de participantes sensibles han sido seudonimizados. Además, hemos implementado restricciones de IP, permisos de campo, registros de auditoría y perfiles de roles claros, para lograr una conformidad máxima con el GDPR con un riesgo mínimo.
Informes & Documentos
Informes automatizados para financiadores (PDF/Excel) así como una gestión central de documentos con derechos diferenciados garantizan transparencia. Los informes recurrentes se pueden generar con solo pulsar un botón y se archivan de manera segura.
Migración de datos & aseguramiento de la calidad
Los datos de stock han sido consolidados, se han eliminado duplicados y se han introducido reglas de validación. De este modo, se dispone de una base de datos fiable para evaluaciones, auditorías y pruebas de financiación.
Capacitación & Puesta en marcha
Hemos apoyado a los equipos en entrenamientos específicos por roles y hemos acompañado la introducción productiva. Esto permitió que los programas continuaran sin interrupción, mientras se establecían de manera estable los nuevos procesos.
Entorno técnico
Infraestructura altamente disponible (3 servidores, ubicaciones en la UE), EspoCRM en el Stack LAMP, automatizaciones en Python (Docker-Swarm), SSL, inicio de sesión 2FA, copias de seguridad diarias cifradas con almacenamiento en la nube y fuera de línea.
Resultado
Hoy en día, KWB gestiona varios programas de forma centralizada, transparente y conforme a la normativa de protección de datos. Los procesos de los participantes se pueden representar íntegramente, las lógicas de financiación se documentan de forma clara y los plazos se gestionan de forma proactiva. Los informes para los organismos financiadores se generan de forma automatizada, la gestión de documentos está claramente estructurada y es a prueba de revisiones. En general, el sistema reduce la carga administrativa, crea una base de datos fiable y aumenta la capacidad de proporcionar información a las autoridades de control.
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