Externe HR für euren Bewerbungsprozess

Vom Bewerbungseingang bis zum Vertragsschluss.

Wir übernehmen vereinbarte Schritte in Auswahl, Kommunikation und Vorstellungsgesprächen – als externe HR für alle Branchen. Abrechnung nach Aufwand.

Unterstützung anfragen

Eure Vorteile im Bewerbungsprozess

Mehr Struktur und Zeit für gute Entscheidungen

Entlastung im Tagesgeschäft: Wir kümmern uns um abgestimmte operative Aufgaben, damit eure Fach- und Führungskräfte ihre Zeit in die Gespräche und Entscheidungen investieren können.
Nachvollziehbare Vorauswahl: Gemeinsam festgelegte Kriterien helfen, Bewerbungen einzuordnen und offene Fragen vor dem nächsten Schritt sichtbar zu machen.
Klare Kommunikation: Wir stimmen Rückmeldungen und nächste Schritte mit euch ab und halten den Kontakt zu Kandidat:innen im vereinbarten Umfang.
Gespräche mit Vorbereitung: Anforderungen, Fragen und Rückmeldungen werden vor und nach Interviews gebündelt. Das schafft eine bessere Grundlage für eure Entscheidung.
Anschluss an eure Abläufe: Ansprechpartner:innen, Freigaben und genutzte Kanäle legen wir gemeinsam fest, damit unsere Arbeit in euren Prozess passt.
Passender Umfang, klare Abrechnung: Ihr bestimmt, für welche Stellen und Phasen ihr Unterstützung braucht. Die Leistung wird nach Aufwand abgerechnet.

Den Bewerbungseingang zuverlässig organisieren

Zu Beginn klären wir, über welche Kanäle Bewerbungen eingehen, wer Zugriff benötigt und wie ihr den Bearbeitungsstand festhalten möchtet. Danach sichten wir neue Eingänge im vereinbarten Umfang, ordnen Unterlagen der passenden Stelle zu und halten fest, welche Informationen oder Rückmeldungen noch fehlen. So bleibt auch bei mehreren Beteiligten erkennbar, was als Nächstes ansteht.

Bewerbungen anhand eurer Kriterien einordnen

Fachliche Anforderungen, Erfahrungen und Rahmenbedingungen stimmen wir mit euch ab, bevor die Auswahl beginnt. Wir prüfen Unterlagen entlang dieser Kriterien, klären offene Punkte und bereiten eine nachvollziehbare Vorauswahl vor. Dabei ersetzen wir nicht eure Entscheidung: Ihr seht, welche Bewerbungen wir für den nächsten Schritt empfehlen und welche Fragen im Gespräch geklärt werden sollten.

Hand hakt Punkte auf einer Checkliste ab

Kandidat:innen durch den Prozess begleiten

Rückfragen, Terminabstimmungen und Feedback kosten im Alltag viel Zeit. Wir übernehmen die vereinbarte Kommunikation mit Bewerber:innen, informieren über nächste Schritte und koordinieren Gesprächsfenster mit den zuständigen Personen bei euch. Auch bei Absagen achten wir auf eine klare und wertschätzende Rückmeldung, abgestimmt auf euren Kommunikationsstil und eure Freigaben.

Vorstellungsgespräche vorbereiten und begleiten

Wir helfen, Gesprächsziele, offene Fragen und Zuständigkeiten vorab zu klären. Auf Wunsch nehmen wir an Vorstellungsgesprächen teil, unterstützen die Gesprächsführung und dokumentieren die vereinbarten Rückmeldungen. Danach bündeln wir Eindrücke und offene Punkte, damit alle Entscheider:innen mit demselben Informationsstand in die nächste Runde gehen.

Frau sitzt zwei weiteren Personen an einem Tisch gegenüber

Die Entscheidung bis zum Vertragsschluss begleiten

Nach den Gesprächen koordinieren wir Rückmeldungen und nächste Schritte mit euch und den ausgewählten Kandidat:innen. Wir halten offene Fragen zur Zusage und zum weiteren Ablauf im Blick und begleiten die Abstimmung bis zum Vertragsschluss. Inhaltliche Entscheidungen und Freigaben liegen weiterhin bei eurem Unternehmen; wir sorgen dafür, dass der Prozess nicht an fehlender Koordination ins Stocken gerät.

Zwei Personen besprechen ausgedruckte Unterlagen an einem Tisch

Zusammenarbeit nach Bedarf

So kann eure externe HR-Unterstützung aussehen

Wir stimmen vor dem Start ab, welche Aufgaben wir übernehmen, wer bei euch entscheidet und wie Rückmeldungen fließen. Der Umfang richtet sich nach eurem tatsächlichen Bedarf.

Eine konkrete Vakanz begleiten

Einstieg ab dem Eingang der ersten Bewerbung oder in einem laufenden Verfahren
Sichtung und Vorauswahl nach gemeinsam festgelegten Kriterien
Koordination und Begleitung der Vorstellungsgespräche
Abstimmung bis zur Entscheidung und zum Vertragsschluss

Mehrere Verfahren parallel unterstützen

Gemeinsamer Überblick über offene Stellen, Bewerbungen und nächste Schritte
Abgestimmte Kommunikation mit Kandidat:innen und internen Beteiligten
Priorisierung von Terminen, Rückmeldungen und Entscheidungen
Regelmäßige Abstimmung über Bedarf und geleisteten Aufwand

Fünf Schritte mit klaren Zuständigkeiten

So begleiten wir euren Bewerbungsprozess

Bedarf und Übergabe klären

Wir besprechen Stellenprofil, Auswahlkriterien, Beteiligte und den Stand des Verfahrens. Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgaben wir übernehmen und wie wir Informationen austauschen.

Bewerbungen aufnehmen und beantworten

Wir organisieren eingehende Bewerbungen, behalten offene Rückfragen im Blick und übernehmen die vereinbarte Kommunikation mit den Kandidat:innen.

Sichten und Vorauswahl vorbereiten

Wir gleichen Unterlagen mit euren Anforderungen ab, klären offene Punkte und stellen euch eine nachvollziehbare Grundlage für die Auswahl vor.

Gespräche und Feedback begleiten

Wir planen Vorstellungsgespräche, bereiten Fragen und Zuständigkeiten vor und begleiten die Gespräche nach Absprache. Anschließend bündeln wir Rückmeldungen und nächste Schritte.

Entscheidung und Abschluss koordinieren

Ihr trefft die Einstellungsentscheidung. Wir stimmen die Kommunikation mit der ausgewählten Person ab und begleiten den Prozess bis zum Vertragsschluss.

Häufige Fragen

Antworten zu Einstieg, Zusammenarbeit, Zuständigkeiten und Kosten.

Für welche Branchen bietet ihr die Begleitung an?

Für alle Branchen. Wir starten mit euren konkreten Stellen, Anforderungen und internen Abläufen. Darauf stimmen wir Auswahlkriterien, Kommunikation und Gesprächsbegleitung ab.

Können wir euch auch in ein laufendes Verfahren einbinden?

Ja. Wir verschaffen uns zunächst einen Überblick über Bewerbungen, bisherige Rückmeldungen und anstehende Termine. Danach vereinbaren wir, welche nächsten Schritte wir übernehmen oder begleiten.

Müssen wir den gesamten Prozess an euch übergeben?

Ihr bestimmt den Umfang. Wir können einzelne Phasen unterstützen oder den vereinbarten Ablauf vom Bewerbungseingang bis zum Vertragsschluss begleiten. Zuständigkeiten und Freigaben legen wir gemeinsam fest.

Unterstützt ihr eine einzelne Stelle oder auch mehrere Vakanzen?

Beides ist möglich. Bei mehreren parallelen Verfahren stimmen wir mit euch Prioritäten, Ansprechpartner:innen und den Umfang der Begleitung pro Stelle ab.

Was benötigt ihr für den Start?

Hilfreich sind das Stellenprofil, eure Auswahlkriterien, der aktuelle Stand der Bewerbungen und die Namen der Personen, die an Gesprächen und Entscheidungen beteiligt sind. Den genauen Informationsaustausch klären wir im Auftaktgespräch.

Übernehmt ihr die Kommunikation mit Bewerber:innen?

Auf Wunsch ja. Wir stimmen Ton, Kanäle und Freigaben mit euch ab und übernehmen danach die vereinbarten Rückfragen, Terminabstimmungen und Rückmeldungen.

Seid ihr bei Vorstellungsgesprächen dabei?

Wenn ihr das möchtet. Wir können Gespräche vorbereiten, Termine koordinieren, selbst teilnehmen und Feedback im Anschluss strukturieren. Welche Rolle wir im Gespräch übernehmen, vereinbaren wir vorab.

Wer trifft die Einstellungsentscheidung?

Euer Unternehmen trifft die Entscheidung. Wir bereiten Informationen und Rückmeldungen auf, weisen auf offene Fragen hin und begleiten die Abstimmung mit den Kandidat:innen.

Wie unterstützt ihr beim Vertragsschluss?

Wir koordinieren die Kommunikation mit der ausgewählten Person, halten offene Punkte und nächste Schritte im Blick und begleiten die Abstimmung bis zum Vertragsschluss. Vertragsinhalte und Freigaben entscheidet ihr.

Arbeitet ihr mit unseren bestehenden Abläufen und Systemen?

Wir klären zu Beginn, welche Kanäle und Systeme ihr für Bewerbungen nutzt, wer Zugriff erhält und wie Status und Rückmeldungen festgehalten werden sollen. Darauf richten wir die Zusammenarbeit aus.

Wie werden die Kosten berechnet?

Die Begleitung wird nach Aufwand abgerechnet. Vor dem Start stimmen wir Aufgaben und voraussichtlichen Umfang mit euch ab. Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem von der Zahl der Bewerbungen, Gespräche und Abstimmungen ab.

Lasst uns euren Bewerbungsprozess gemeinsam ordnen Erzählt uns, wo ihr gerade steht. Wir besprechen die nächsten Schritte und den passenden Umfang der Begleitung.

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