Programstyring i støtte-sammenhæng
For KWB, we have created an EspoCRM-based system that centrally manages multiple ESF and federally funded programs – from registration to action planning and result documentation. The focus was on a seamless funding workflow, a robust data foundation, and maximum transparency towards funding providers. This was complemented by clear roles, secure access models, and automated reports, so that teams can manage programs in a scalable and audit-proof manner.
Udfordring
I centrum stod højsensitive persondata, komplekse støtteprocesser og en sammenhængende proceskæde fra tilmelding til resultatdokumentation. Forskellige programmer har egne støttebestemmelser, løbetider, målgrupper og dokumentationskrav - dette skulle samles i et system uden at miste sporbarheden. Samtidig skulle rapporteringen til støttegiverne standardiseres, være hurtig og verificerbar, mens sagsbehandlingen skulle foregå med så få manuelle mellemtrin som muligt. Desuden var en klar opdeling af roller og adgangsrettigheder nødvendig, så følsomme data kun er synlige, hvor de virkelig er nødvendige.
Vejen til målet
Målbillede og proceskæde
Sammen med KWB har vi kortlagt hele deltagerprocessen – fra tilmelding og planlægning af foranstaltninger til dokumentation af resultater. Dette har resulteret i et klart overblik over roller, adgangsrettigheder, statusniveauer og obligatoriske dokumentationer for hvert program.
Støttelogik og regler
De forskellige støtteretningslinjer er blevet afbildet som regelbaseret logik (løbetider, målgrupper, dokumentation, ventetider). Dermed er det klart defineret, hvornår en sag kan behandles, hvilke dokumenter der kræves, og hvordan støtteberettigelsen dokumenteres.
CRM-tilpasning og nye moduler
Vi udviklede tilpassede moduler til administration af deltagere, arbejdsgivere og partnere samt til kortlægning af hele proceskæden, herunder planlægning af foranstaltninger, forløbet af deltagelsen og dokumentation af resultater. Grænseflader og felter blev udformet på en sådan måde, at data indsamles og genbruges på en ensartet måde.
Workflow-automatiseringer
Meddelelser, frister, opgaver og statusændringer udløses automatisk. Det gør det muligt for teams at reagere hurtigere, kontrolrunderne bliver kortere, og hele forløbet forbliver revisionssikkert og sporbart.
Databeskyttelse og pseudonymisering
Følsomme deltagerdata er blevet pseudonymiseret. Derudover har vi implementeret IP-begrænsninger, feltrettigheder, revisionslogfiler og klare rolleprofiler – for at sikre maksimal overholdelse af GDPR med minimal risiko.
Rapportering og dokumenter
Automatiserede rapporter til bevillingsgivere (PDF/Excel) samt en central dokumenthåndtering med differentierede rettigheder sikrer gennemsigtighed. Tilbagevendende rapporter kan genereres med et enkelt klik og arkiveres på en revisionssikker måde.
Datamigrering og kvalitetssikring
Bestandsdataene er blevet konsolideret, dubletter fjernet, og der er indført valideringsregler. Dermed står der nu en pålidelig database til rådighed til analyser, revisioner og dokumentation af tilskud.
Uddannelse og idriftsættelse
Vi har hjulpet holdene i gang med rollebaseret træning og ledsaget den produktive implementering. Det har gjort det muligt for programmerne at køre videre uden afbrydelser, mens de nye processer blev etableret på en stabil måde.
Tekniske rammer
Infrastruktur med høj tilgængelighed (3 servere, lokationer i EU), EspoCRM i LAMP-stakken, automatiseringer i Python (Docker Swarm), SSL, 2FA-login, daglige krypterede sikkerhedskopier med lagring i skyen og offline.
Resultat
KWB styrer i dag flere programmer centralt, databeskyttelsesoverholdende og gennemsigtigt. Deltagerprocesser er fuldstændigt synlige, tilskudslogikker dokumenteres omhyggeligt, og frister styres proaktivt. Rapporter til tilskudsgivere genereres automatisk, dokumenthåndteringen er klart struktureret og revisionssikker. Samlet set reducerer systemet den administrative indsats, skaber et pålideligt datagrundlag og øger muligheden for at give oplysninger til kontrolinstanser.
Hvad kunden siger
Ingen udtalelser tilgængelige.
Set fra vores side
Ingen interne udtalelser tilgængelige.
Interesseret i lignende resultater?
Lad os tage en snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed videre. Vi ser frem til dialogen.
Anmod om rådgivning