Mitglieder- und Zertifizierungsprozess – Verwaltung
Für das Netzwerk von rund 180 Weiterbildungseinrichtungen haben wir ein EspoCRM‑basiertes System aufgebaut, das Mitgliederverwaltung, Beitragserhebung und Auditprozesse vollständig digitalisiert. Ziel war ein zentraler, sicherer Workflow mit klaren Rollen und schnellen Freigaben – inklusive Portalen für Mitglieder und Gutachter:innen, damit Unterlagen ohne Medienbrüche eingereicht, geprüft und dokumentiert werden können.
Herausforderung
Die Ausgangslage war geprägt von fragmentierten Datenquellen (Excel/Access), manuellen Abstimmungen und zeitintensiven Audits. Beitragslogik, Zertifikatslaufzeiten und Dokumentenstände waren schwer konsistent zu halten. Ziel war eine zentrale Plattform, die Mitgliedsdaten, Beiträge und Zertifizierungen durchgängig zusammenführt – mit sauberer Rollensteuerung und klaren Prozessen, ohne die Beteiligten mit zusätzlichem Aufwand zu belasten.
Der Weg zum Ziel
Zielbild & Prozessdesign
Wir haben gemeinsam mit dem Verband die Zieldefinition geschärft: transparente Mitgliedsdaten, nachvollziehbare Beitragslogik und ein Auditprozess, der für Gutachter:innen sofort verständlich ist. Daraus entstand ein klares Prozessdesign mit Rollen, Übergaben und verbindlichen Status‑Stufen.
CRM‑Customizing & neue Module
Auf Basis von EspoCRM wurden Kernmodule erweitert und neue Module für Beitragsgruppen, Gebührenverwaltung und Audits entwickelt. So konnten Fachprozesse präzise abgebildet, Fristen automatisiert und die Beitragslogik revisionssicher dokumentiert werden.
Portale für Mitglieder & Gutachter:innen
Ein Mitgliederportal ermöglicht das SSL‑verschlüsselte Hochladen von Zertifizierungsunterlagen inkl. Status‑Tracking. Gutachter:innen greifen über ein separates Portal auf relevante Dokumente zu, prüfen diese und hinterlegen Ergebnisse – rollenbasiert, nachvollziehbar und sicher.
Datenmigration & Qualitätssicherung
Wir haben umfangreiche Bestandsdaten aus Excel und Access übernommen, Dubletten bereinigt und Konsistenzregeln eingeführt. Prüf‑ und Validierungslogiken sichern seitdem die Datenqualität in der täglichen Arbeit.
Sicherheit & DSGVO
Umfangreiche DSGVO‑Anforderungen wurden umgesetzt – bis auf Feldebene. Rollen‑ und Rechtekonzept, 2FA, Audit‑Logs und fein granulare Zugriffsprofile schützen sensible Daten.
Technisches Umfeld
Redundante Hosting‑Infrastruktur in der EU (Amsterdam, Nürnberg, Wien), LAMP‑Betrieb, API‑Funktionen in Python (Docker‑Swarm), SSL, 2FA, tägliche Backups nach 3‑2‑1‑Strategie.
Ergebnis
Die Mitgliederverwaltung läuft heute zentral, nachvollziehbar und deutlich schneller. Beitragserhebungen sind automatisiert, Auditprozesse sauber dokumentiert und die Portal‑Workflows reduzieren Rückfragen spürbar. Mitglieder und Gutachter:innen arbeiten in klaren, sicheren Abläufen – der Verband gewinnt Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt für manuelle Koordination.
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