Gestión de miembros y certificaciones
Para Weiterbildung Hessen e. V. hemos implementado un sistema basado en EspoCRM que reúne los procesos de certificación y la gestión de miembros en una plataforma centralizada. Desde la solicitud hasta la renovación, pasando por la evaluación, todos los pasos se desarrollan de forma estructurada y comprensible, incluyendo la comunicación automatizada y un portal seguro para los miembros. El objetivo era crear una cadena de procesos resistente con funciones, plazos y estados de los documentos claros, de modo que la asociación pudiera ofrecer transparencia a sus miembros y, al mismo tiempo, aliviar notablemente la carga de trabajo interno.
- Instalaciones certificadas en la asociación
- 320+ miembros
- Cadena de proceso desde la solicitud hasta la extensión
- De extremo a extremo
- Plazos, notificaciones y cambios de estado
- Automatizado
- Accesos basados en roles y registros de auditoría
- conforme al RGPD
Desafío
Alrededor de 320 instituciones miembros, plazos de certificación complejos y numerosos procesos de comunicación hacían necesaria una solución centralizada, segura y automatizada, sin sobrecargar el trabajo de la asociación. En particular, el control de los plazos, los documentos justificativos y la coordinación entre la oficina, los expertos y los miembros requerían una lógica de procesos clara. Al mismo tiempo, los miembros debían poder mantener los datos y proporcionar documentos de forma sencilla, mientras que la información confidencial permanecía protegida en función de los roles.
El camino al éxito
Imagen objetivo & diseño de procesos
Juntos con la asociación definimos objetivos, roles y procedimientos – con un enfoque en procesos de certificación, atención a los miembros y comunicación de eventos. De esto surgió un claro proceso de extremo a extremo con niveles de estado, responsabilidades y entregas vinculantes, para que cada paso esté documentado de manera comprensible.
CRM‑Personalización & Módulo
Adaptación de módulos para certificación, gestión de miembros y tarifas, así como toda la cadena de procesos, incluida la lógica de plazos. Además, se han modelado pasos de verificación y aprobación para que los certificados solo se otorguen sobre la base de pruebas completamente verificadas.
Portal de miembros & Comunicación
Construcción de un portal con carga SSL, mantenimiento estructurado de datos y transparencia de estado para miembros. Las notificaciones automatizadas sobre plazos, duraciones de certificados y eventos reducen las consultas y alivian notablemente al equipo.
Integración y Reportes
Integración de Microsoft 365, incluyendo correspondencia por correo electrónico, coordinación de citas y almacenamiento estructurado de documentos. La generación de informes en tiempo real en forma de tablas y gráficos garantiza total transparencia, desde el estado de los miembros hasta el portafolio de certificados.
Migración de datos & protección de datos
Migración de existencias de Excel con depuración de duplicados y reglas de validación. La implementación del RGPD con acceso basado en roles, registros de auditoría y caminos de autorización claros protege los datos sensibles y aumenta la trazabilidad.
Aseguramiento de la calidad & Gobernanza
Listas de verificación estandarizadas, campos obligatorios y reglas de aprobación garantizan la calidad de las certificaciones. Así, las decisiones son coherentes y auditables en cualquier momento, incluso con un número creciente de miembros.
Capacitación & Cambio
Los entrenamientos específicos por rol y las fases de introducción acompañadas garantizan que la oficina, los evaluadores y los miembros puedan aplicar los nuevos procedimientos con seguridad. La transición se realiza sin interrumpir la operación de certificación en curso.
Entorno técnico
Estructura de servidores redundante basada en la UE (Ámsterdam, Núremberg, Viena), pila LAMP, Python para funciones de API, Docker Swarm, SSL, 2FA por correo electrónico, copias de seguridad según la estrategia 3-2-1.
Resultado
Los procesos de certificación y la comunicación con los miembros se gestionan de forma centralizada, fiable y transparente. Los recordatorios automáticos reducen el trabajo manual, los plazos se controlan de forma proactiva y el estado de los documentos se puede consultar en cualquier momento. El portal para miembros crea procesos claros de autoservicio, alivia la carga de trabajo de la oficina y, al mismo tiempo, aumenta la calidad de los documentos presentados. En general, la asociación gana claramente en eficiencia, capacidad de información y seguridad de los procesos.
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