Proceso de afiliación y certificación: administración
Para la red de aproximadamente 180 centros de formación continua, hemos creado un sistema basado en EspoCRM que digitaliza por completo la gestión de miembros, el cobro de cuotas y los procesos de auditoría. El objetivo era lograr un flujo de trabajo centralizado y seguro con funciones claras y aprobaciones rápidas, incluyendo portales para miembros y evaluadores, de modo que los documentos pudieran enviarse, revisarse y documentarse sin interrupciones.
Desafío
La situación inicial se caracterizaba por fuentes de datos fragmentadas (Excel/Access), conciliaciones manuales y auditorías que requerían mucho tiempo. Era difícil mantener la coherencia en la lógica de las contribuciones, los plazos de los certificados y el estado de los documentos. El objetivo era crear una plataforma centralizada que reuniera de forma coherente los datos de los miembros, las cuotas y las certificaciones, con un control de roles limpio y procesos claros, sin imponer una carga adicional a los participantes.
El camino al éxito
Imagen objetivo & diseño de procesos
Hemos afinado la definición de objetivos junto con la asociación: datos de miembros transparentes, lógica de contribuciones comprobable y un proceso de auditoría que sea fácilmente comprensible para los evaluadores. De esto surgió un diseño de proceso claro con roles, entregas y niveles de estado vinculantes.
CRM‑Personalización y nuevos módulos
Sobre la base de EspoCRM, se ampliaron los módulos centrales y se desarrollaron nuevos módulos para grupos de contribuciones, gestión de tarifas y auditorías. De este modo, se pudieron representar con precisión los procesos especializados, automatizar los plazos y documentar la lógica de contribución de manera a prueba de auditorías.
Portales para miembros y evaluadores
Un portal de miembros permite la carga cifrada por SSL de documentos de certificación, incluida la seguimiento de estado. Expertos acceden a documentos relevantes a través de un portal separado, los revisan y registran resultados - basado en roles, verificables y seguros.
Migración de datos y aseguramiento de la calidad
Hemos transferido datos extensos de existencias desde Excel y Access, limpiado duplicados e introducido reglas de consistencia. Las lógicas de verificación y validación aseguran desde entonces la calidad de los datos en el trabajo diario.
Seguridad y RGPD
Se han implementado amplios requisitos de la DSGVO, salvo a nivel de campo. El concepto de roles y derechos, 2FA, registros de auditoría y perfiles de acceso finamente granulados protegen datos sensibles.
Entorno técnico
Infraestructura de hosting redundante en la UE (Ámsterdam, Núremberg, Viena), operación LAMP, funciones API en Python (Docker-Swarm), SSL, 2FA, copias de seguridad diarias según la estrategia 3-2-1.
Resultado
La gestión de miembros se lleva a cabo hoy de forma centralizada, comprensible y mucho más rápida. El cobro de cuotas está automatizado, los procesos de auditoría están perfectamente documentados y los flujos de trabajo del portal reducen notablemente las consultas. Los miembros y los expertos trabajan con procesos claros y seguros, y la asociación gana tiempo para tareas que aportan valor añadido en lugar de dedicarlo a la coordinación manual.
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