Medlems- og certificeringsproces – Administration
For netværket af cirka 180 videreuddannelsesinstitutioner har vi opbygget et EspoCRM-baseret system, der digitaliserer medlemsadministration, gebyrindberetning og revisionsprocesser fuldstændigt. Målet var en central, sikker arbejdsgang med klare roller og hurtige godkendelser - inklusive portaler for medlemmer og bedømmere, så dokumenter kan indsendes, gennemgås og dokumenteres uden mediebrud.
Udfordring
Udgangspunktet var præget af fragmenterede datakilder (Excel/Access), manuelle afstemninger og tidskrævende revisioner. Bidragslogik, certifikatløbetider og dokumentstatus var svære at opretholde konsekvent. Målet var en central platform, der konsistent samler medlemsdata, bidrag og certificeringer - med klar rolleadministration og tydelige processer, uden at belaste de involverede med yderligere arbejde.
Vejen til målet
Målbillede & Procesdesign
Vi har sammen med forbundet præciseret målsætningen: transparente medlemsdata, forståelig bidragslogik og en revisionsproces, der er øjeblikkeligt forståelig for vurderere. Dette resulterede i et klart procesdesign med roller, overleveringer og bindende statusniveauer.
CRM‑Tilpasning & nye moduler
På baggrund af EspoCRM er kerne-moduler blevet udvidet, og nye moduler til bidragsgrupper, gebyrstyring og revision er blevet udviklet. Dermed kunne fagprocesser præcist afbildes, frister automatiseres, og bidragslogikken revideringssikkert dokumenteres.
Portaler for medlemmer & bedømmere
Et medlemsportal muliggør SSL-krypteret upload af certificeringsdokumenter inkl. statusopfølgning. Bedømmerne får adgang til relevante dokumenter via et separat portal, gennemgår disse og indtaster resultater – rollebaseret, sporbar og sikkert.
Datamigrering & Kvalitetssikring
Vi har overført omfattende lagerdata fra Excel og Access, renset for dubletter og indført konsistensregler. Kontrol- og valideringslogikker sikrer dermed datakvaliteten i det daglige arbejde.
Sikkerhed & GDPR
Omfattende GDPR‑krav er blevet implementeret – ned til felt niveau. Rolle- og rettighedskoncept, 2FA, revisionslister og fint granulerede adgangsprofiler beskytter følsomme data.
Teknisk miljø
Redundant hostinginfrastruktur i EU (Amsterdam, Nürnberg, Wien), LAMP-drift, API-funktioner i Python (Docker-sværm), SSL, 2FA, daglige backups efter 3-2-1-strategi.
Resultat
Medlemsadministrationen kører i dag centralt, gennemsigtigt og betydeligt hurtigere. Bidragserhevelser er automatiserede, revisionsprocesser er pænt dokumenterede, og portalworkflowene reducerer henvendelser mærkbart. Medlemmer og vurderingspersoner arbejder i klare, sikre forløb - foreningen vinder tid til værdiskabende opgaver i stedet for manuel koordinering.
Hvad kunden siger
Ingen udtalelser tilgængelige.
Set fra vores side
Ingen interne udtalelser tilgængelige.
Interesseret i lignende resultater?
Lad os tage en snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed videre. Vi ser frem til dialogen.
Anmod om rådgivning